Considerazioni sull’efficacia probatoria.

Con il termine pezze d’appoggio si fa riferimento alla documentazione giustificativa delle spese e più in generale della gestione condominiale. In tale contesto, spesso, i condomini affermano di non dover pagare le proprie quote condominiali perché i giustificativi di spesa non vengono presentati o non sono autorizzati.

Le pezze d’appoggio e la conservazione dei documenti condominiali.

Nel lessico corrente i documenti giustificativi di spesa sono anche denominati “pezze d’appoggio”: queste consistono in tutti quei documenti che descrivono le singole entrate (ad esempio tabulati delle riscossioni periodiche) ed uscite (ad esempio fatture e ricevute fiscali).

Il condominio dovrà pertanto disporre di un archivio in cui devono essere conservati tutti i documenti attinenti i rapporti con terze persone o società almeno fino al limite della prescrizione.

La completa trasparenza gestionale per gli amministratori di condominio significa garantire che il servizio reso possa essere analizzato e valutato in tutte le sue componenti (efficacia, tempestività, opportunità) dai soggetti nel cui interesse è stata svolta l’attività. In linea teoria, è possibile indicare tre diverse categorie di documenti condominiali.

Una prima categoria attiene a quei documenti che attengono alla vita interna del condominio, e ai rapporti con le pubbliche autorità (anagrafe condomini, regolamento condominio, tabelle millesimali, registro verbali assemblea ecc.).

Alla seconda categoria, troviamo i documenti relativi ai rapporti giuridici di durata (contratto di assunzione del portiere, contratti di fornitura dei servizi ecc). Alla terza categoria, appartengono i documenti più propriamente detti contabili (registro delle entrate e delle uscite, gli estratti conto bancari, le ricevute di pagamento).

Quindi, fino a quando non si esaurisce la funzione informativa delle pezze d’appoggio, è consigliabile tenere prontamente disponibile il fascicolo della documentazione giustificativa di spese della gestione amministrativa in corso e di quella precedente (quest’ultima, infatti, è necessaria per la redazione della documentazione fiscale annuale).